Tjenesterejseaftalen og skatten
Orientering om tjenesterejseaftalen pr. 1. august 2000 samt hertil hørende skattebestemmelser
Forord
I maj 1999 udgav HOD en folder "Den nye tjenesterejseaftale, Orientering om den nye tjenesterejseaftale samt hertil hørende skattebestemmelser" i anledning af den pr. 1. april 1999 indgåede tjenesterejseaftale.
Grundlaget for udgivelsen af ovennævnte folder var som bekendt bortfald af statsskattelovens § 5.d., der hidtil havde givet offentlige ansatte skattefrihed for de rejseydelser, der blev ydet i forbindelse med tjenesterejser i det offentliges tjeneste.
På grundlag af senere ændringer i diverse skattelove bl.a. Ligningsloven, var det nødvendigt at tage tjenesterejseaftalen af APR 1999 op til revision. Dette har resulteret i en ny tjenesterejseaftale, der trådte i kraft fra 1. august 2000.
Nærværende folder indeholder en beskrivelse af hovedlinierne i tjenesterejseaftalen samt de skattemæssige konsekvenser, den nye tjenesterejseaftale medfører.
Det bemærkes, at der i nærværende folder vil forekomme udtryk, som ikke er de samme som de i tjenesterejseaftalen anvendte - f.eks. "kostgodtgørelse", "logigodtgørelse" m.fl. -, hvilket skyldes de af Skattemyndighederne anvendte udtryk i forbindelse med beskatningsreglerne for tjenesterejser.
HOD, august 2000.
1. Indledning
Det må indledningsvis fremhæves, at de ydelser en tjenestemand er berettiget til at oppebære under en tjenesterejse og herunder udstationering, alene er beregnet til at dække de merudgifter, der er forbundet med tjenesterejsen. Ved merudgifter forstås de ekstraudgifter, som den ansatte påføres på en tjenesterejse.
Der kan således ikke hverken direkte eller indirekte gives økonomisk kompensation for ulemper, afsavn fra hjemmet e. l. Honorering for eventuelle ulemper, som f.eks. særligt belastende rejseaktivitet, og varetagelse af særlige opgaver i forbindelse med tjenesterejser, kan således ikke ske via dækning af disse merudgifter.
Ovennævnte betragtning er væsentlig at fastholde, idet en dækning ud over påførte merudgifter under en tjenesterejse ville være skattepligtig.
2. Aftalens område
Aftalen gælder for tjenesterejser i Danmark samt til, i og fra Færøerne, Grønland og udlandet.
Aftalen gælder ikke for ansatte med fast tjenestested i Grønland. For ansatte med fast tjenestested i Grønland gælder fortsat aftalen af 11. marts 1986 om godtgørelse af merudgifter ved tjenesterejser i Grønland.
Aftalen gælder ikke for tjenesterejser, hvor ansatte får sine merudgifter dækket i henhold til andre bestemmelser m.m., eller hvor der specifikt er aftalt en undtagelse fra de generelle regler.
3. Generelle bestemmelser
Som forudsætning for en tjenesterejse gælder,
a. at rejsen er et nødvendigt led i tjenesten,
b. at den af tjenestestedet godkendes som en tjenesterejse,
c. at det er tjenestestedet, der tilrettelægger tjenesterejsen og
d. at en tjenesterejses længde og varighed beregnes normalt med tjenestestedet som start- og slutpunkt. Hvor det ikke vil være rimeligt for den ansatte eller tjenestestedet, at tjenestestedet er start- og slutpunkt, kan det faktiske start- og/eller slutpunkt efter en konkret vurdering anvendes ved beregningen.
4. Tjenesterejsetyper
Bestemmelser for de enkelte tjenesterejser - såvel godtgørelsesmæssigt som skattemæssigt - kan opdeles i følgende typer af tjenesterejser:
a. Tjenesterejser uden overnatning og under 24 timers varighed i Danmark
b. Tjenesterejser med overnatning og under 24 timers varighed i Danmark
c. Tjenesterejser med overnatning i Danmark og Færøerne
d. Tjenesterejser med overnatning i udlandet og Grønland
e. Udstationering i Danmark, på Færøerne, i Grønland og i udlandet.
Til de under pkt. a. - e. nævnte typer tjenesterejser, kan der ydes godtgørelse i henhold til de under pkt. 5 nævnte godtgørelsesarter.
De enkelte godtgørelsesarter samt de dertil hørende skattebestemmelser til de forskellige typer tjenesterejser er nærmere beskrevet i følgende pkt. 7 - 11.
5. En tjenesterejses bestanddele
En tjenesterejses bestanddele, i forbindelse med beregning af de merudgifter den ansatte har, kan deles op i følgende hovedområder:
a. Rejsegodtgørelse og
b. Befordringsgodtgørelse.
a. Rejsegodtgørelse
Rejsegodtgørelsen dækker den ansattes merudgifter til
kost (kostgodtgørelse) og
logi (logigodtgørelse).
(1) Kostgodtgørelse
Kostgodtgørelsen dækker udgifter til
måltider og småfornødenheder, som f.eks. en avis eller en kop kaffe,
lokaltransport på bestemmelsesstedet og
indskrivning af rejsegods mv.
Der findes 3 former for godtgørelse af måltider o.l, nemlig
time- og dagpenge,
refusion af rimelige merudgifter mod dokumentation og
refusion af rimelige merudgifter til 3 hovedmåltider mod dokumentation samt procentgodtgørelse til dækning af småfornødenheder.
Der er under de enkelte typer af tjenesterejser - jf. pkt. 7 - 11 - angivet, hvilke former for godtgørelser der kan oppebæres.
(2) Logigodtgørelse
Tjenestestedet afgør under hensyntagen til den ansattes ønsker, om der skal overnattes på det midlertidige tjenestested, eller foretages daglige tjenesterejser dertil.
Såfremt tjenestestedet ikke har sørget for passende indkvartering/overnatningsmulighed, kan den ansatte få dækket udgifter til overnatningsfaciliteter af følgende art:
- hotel, eller
- anden af tjenestestedet godkendt indkvartering eller
- et udokumenteret nattillæg.
For så vidt angår "udokumenteret nattillæg" kan dette tillæg ikke udbetales i tilfælde, hvor tjenestestedet har sørget for indkvartering eller refunderer overnatningsudgifter samt hvor den ansatte på grund af tjenesterejsens specielle karakter ikke har haft merudgifter i forbindelse med overnatning.
b. Befordringsgodtgørelse
De befordringsudgifter en ansat har i forbindelse med en tjenesterejse kan refunderes til følgende transportmuligheder:
offentlige transportmidler
privat transportmidler.
Ved anvendelse af offentlige transportmidler skal der ved valg af transportmiddel og rejseklasse lægges vægt på, hvad der i den konkrete situation er det mest hensigtsmæssige og økonomiske for tjenestestedet.
Samtlige udgifter til offentlige transportmidler samt efter omstændighederne til taxa, som er anvendt i forbindelse med hen- og tilbagerejsen til bestemmelsesstedet, refunderes mod dokumentation.
Tjenestestedet kan tillade, at den ansatte benytter privat bil eller motorcykel, hvis det ud fra en samlet betragtning er det mest hensigtsmæssige og økonomiske for tjenestestedet. Der udbetales godtgørelse pr. km efter lav sats samt evt. broafgift og/eller færgebillet.
Når privat transportmiddel benyttes på tjenesterejser til og i udlandet, udbetales altid godtgørelse med lav sats.
Tjenestestedet kan tillade, at den ansatte benytter privat bil eller motorcykel, selv om offentlige transportmidler af økonomiske årsager skal anvendes på tjenesterejsen. Den ansatte kan i så fald få udbetalt godtgørelse pr. km, dog maksimalt et beløb, der svarer til udgiften til billigste offentlige transportmulighed.
Udgifter til transport på bestemmelsesstedet afholdes af time- og dagpengene eller anses for godtgjort ved ydelse af procentgodtgørelse.
I særlige tilfælde, hvor udgifter til transport på bestemmelsesstedet står i misforhold til satsen for time- og dagpengene eller procentgodtgørelse, refunderes yderlige udgifter mod dokumentation.
6. Godtgørelse og beskatning af de enkelte tjenesterejsetyper
Såvel godtgørelsesmæssigt som skat-temæssigt vil der i en række tilfælde være enslydende bestemmelser for de forskellige typer tjenesterejser. Trods dette, vil bestemmelser for godtgørelse og skat blive beskrevet i størst mulig omfang under hver enkelt type tjeneste-rejse under pkt. 7 - 11, selv om det herved fremkommer en række gentagelser.
7. Tjenesterejser uden overnatning og under 24 timers varighed i Danmark
Ved udførelse af en tjenesterejse uden overnatning og under 24 timers varighed, vil følgende godtgørelsesbestemmelser samt dertil hørende skattebestemmelser være gældende:
| a. Rejsegodtgørelse | b. Logigodtgørelse | c. Befordringsgodtgørelse |
| Der refunderes rimelige merudgifter til måltider o.l. mod dokumentation. Skatteforhold: De modtagne beløb er skattefrie. | Ikke aktuelt, da der ikke finder overnatning sted | Der kan anvendes offentlige transportmidler, hvor tjenestestedet refunderer transportudgiften mod dokumentation til den rejseklasse, som tjenestestedet har fastsat. Såfremt dyrere rejseklasse/form vælges af den ansatte, er den herved fremkomne merudgift tjenestestedet uvedkommende. Såfremt der mellem tjenestestedet og den ansatte er enighed om, at den ansatte kan benytte eget privat befordringsmiddel, ydes der en km-godtgørelse efter de herfor fastsatte satser for samtlige kørte km. + evt. udgift til broafgift/færgetransport. Såfremt tjenestestedet ikke ønsker, at den ansatte benytter eget transportmiddel, men dette fastholdes af den ansatte, kan der ydes en km-godtgørelse efter de herfor fastsatte satser for samtlige kørte km. Godtgørelsen kan dog maksimalt udgøre udgiften ved anvendelse af offentlig transportmiddel. Eventuelle passagerer kan kun få refunderet dokumenterede merudgifter, f.eks. til færgebilletter. Skatteforhold: De af tjenestestedet refunderede udgifter til transport med offentlige transportmidler er skattefrie. Tilsvarende vil de ved benyttelse af eget transportmiddel udbetalte km-godtgørelser være skattefrie. Opmærksomheden henledes dog på 60-dages-reglen, jf. pkt. 16.b., hvor skattefritagelsen ophører, når der er kørt til samme tjenestested i 60 dage. |
8. Tjenesterejser med overnatning og under 24 timers varighed i Danmark
Ved udførelse af en tjenesterejse med overnatning og under 24 timers varighed, vil følgende godtgørelsesbestemmelser samt dertil hørende skattebestemmelser være gældende:
| a. Rejsegodtgørelse | b. Logigodtgørelse | c. Befordringsgodtgørelse |
| Der refunderes rimelige merudgifter til måltider o.l. mod dokumentation. Skatteforhold: De modtagne beløb er skattefrie. | Dokumenterede udgifter til hotelværelse eller anden indkvartering, der er godkendt af tjenestestedet, refunderes inden for de til en hver tid fastsatte maksimumsbeløb pr. overnatning (hoteldispositionsbeløb). Hvis overnatningsudgiften ikke refunderes mod dokumentation, udbetales et udokumenteret nattillæg. Udokumenteret nattillæg kan ikke udbetales i tilfælde, hvor den ansatte på grund af tjenesterejsens specielle karakter ikke har haft merudgifter i forbindelse med overnatning. Skatteforhold: Dokumenterede udgifter til hotelværelse eller anden indkvartering samt udokumenteret nattillæg er skattefrie. | Der kan anvendes offentlige transportmidler, hvor tjenestestedet refunderer transportudgiften mod dokumentation til den rejseklasse, som tjenestestedet har fastsat. Såfremt dyrere rejseklasse/form vælges af den ansatte, er den herved fremkomne merudgift tjenestestedet uvedkommende. Såfremt der mellem tjenestestedet og den ansatte er enighed om, at den ansatte kan benytte eget privat befordringsmiddel, ydes der en km-godtgørelse efter de herfor fastsatte satser for samtlige kørte km. + evt. udgift til broafgift/færgetransport. Såfremt tjenestestedet ikke ønsker, at den ansatte benytter eget transportmiddel, men dette fastholdes af den ansatte, kan der ydes en km-godtgørelse efter de herfor fastsatte satser for samtlige kørte km. Godtgørelsen kan dog maksimalt udgøre udgiften ved anvendelse af offentlig transportmiddel. Eventuelle passagerer kan kun få refunderet dokumenterede merudgifter, f.eks. til færgebilletter. Skatteforhold: De af tjenestestedet refunderede udgifter til transport med offentlige transportmidler er skattefrie. Tilsvarende vil de ved benyttelse af eget transportmiddel udbetalte km-godtgørelser være skattefrie. Opmærksomheden henledes dog på 60-dagesreglen, jf. pkt. 16.b., hvor skattefritagelsen ophører, når der er kørt til samme tjenestested i 60 dage. |
9. Tjenesterejser med overnatning i Danmark og Færøerne
Ved udførelse af en tjenesterejse i Danmark og Færøerne, der er forbundet med overnatning, og som varer minimum 24 timer, vil følgende godtgørelsesbestemmelser samt dertil hørende skattebestemmelser være gældende:
| a. Rejsegodtgørelse | b. Logigodtgørelse | c. Befordringsgodtgørelse |
| Der udbetales time- og dagpenge. Hvis den ansatte anmoder herom, kan tjenestestedet i stedet tillade, at rimelige merudgifter til de tre hovedmåltider refunderes mod dokumentation. samt at der ydes et beløb til dækning af småfornødenheder, transport på bestemmelsesstedet (f.eks. bus og taxi) o.l. En sådan tilladelse gælder for mindst 1 tjenesterejse. Hvor særlige forhold gør sig gældende, kan der mellem det pågældende ministerium, eller den der er bemyndiget hertil, og den forhandlingsberettigede organisation, eller den der er bemyndiget hertil, indgås lokal aftale om, at afgrænsede grupper af ansatte under lønramme 37 i stedet for time- og dagpenge kan afregne tjenesterejser i Danmark og på Færøerne ved refusion af rimelige merudgifter mod dokumentation, som for personel i lønramme 37 og derover. jf. efterfølgende. Lønramme 37 og derover: For tjenestemænd i lønramme 37 og derover, kan der i stedet for time- og dagpenge ydes refusion af rimelige merudgifter mod dokumentation. Et sådant valg er bindende i 2 år. Er der ikke efter 2-års periodens udløb fremsat ønske om en ændring, er valget bindende for en ny 2-års periode. Skatteforhold: De modtagne beløb er skattefrie. Der kan kun udbetales skattefri rejsegodtgørelse, så længe arbejdspladsen er midlertidig. Hvis arbejdspladsen ligger i Danmark eller på Færøerne, anses den for midlertidig i 12 måneder. Når denne tidsfrist er udløbet, kan der ikke længere udbetales skattefri rejsegodtgørelse efter standardsatserne. NB: Da tjenesterejser af 28 dages varighed og derover til samme midlertidige tjenestested betragtes som en udstationering, henvises til pkt. 11, hvor de for udstationering gældende godtgørelses- og skatteregler er beskrevet. | Dokumenterede udgifter til hotelværelse eller anden indkvartering, der er godkendt af tjenestestedet, refunderes inden for de til en hver tid fastsatte maksimumsbeløb pr. overnatning (hoteldispositionsbeløb). Hvis overnatningsudgiften ikke refunderes mod dokumentation, udbetales et udokumenteret nattillæg. Udokumenteret nattillæg kan ikke udbetales i tilfælde, hvor den ansatte på grund af tjenesterejsens specielle karakter ikke har haft merudgifter i forbindelse med overnatning. Skatteforhold: Dokumenterede udgifter til hotelværelse eller anden indkvartering samt udokumenteret nattillæg er skattefrie. | Der kan anvendes offentlige transportmidler, hvor tjenestestedet refunderer transportudgiften mod dokumentation til den rejseklasse, som tjenestestedet har fastsat. Såfremt dyrere rejseklasse/form vælges af den ansatte, er den herved fremkomne merudgift tjenestestedet uvedkommende. Såfremt der mellem tjenestestedet og den ansatte er enighed om, at den ansatte kan benytte eget privat befordringsmiddel, ydes der en km-godtgørelse efter de herfor fastsatte satser for samtlige kørte km. + evt. udgift til broafgift/færgetransport. Såfremt tjenestestedet ikke ønsker, at den ansatte benytter eget transportmiddel, men dette fastholdes af den ansatte, kan der ydes en km-godtgørelse efter de herfor fastsatte satser for samtlige kørte km. Godtgørelsen kan dog maksimalt udgøre udgiften ved anvendelse af offentlig transportmiddel. Eventuelle passagerer kan kun få refunderet dokumenterede merudgifter, f.eks. til færgebilletter. Skatteforhold: De af tjenestestedet refunderede udgifter til transport med offentlige transportmidler er skattefrie. Tilsvarende vil de ved benyttelse af eget transportmiddel udbetalte km-godtgørelser være skattefrie. Opmærksomheden henledes dog på 60-dagesreglen, jf. pkt. 16.b., hvor skattefritagelsen ophører, når der er kørt til samme tjenestested i 60 dage. |
10. Tjenesterejser med overnatning i udlandet og Grønland
Ved udførelse af en tjenesterejse i udlandet og Grønland, der er forbundet med overnatning, og som varer minimum 24 timer, vil følgende godtgørelsesbestemmelser samt dertil hørende skattebestemmelser være gældende:
| a. Rejsegodtgørelse | b. Logigodtgørelse | c. Befordringsgodtgørelse |
| Der refunderes rimelige merudgifter til de 3 hovedmåltider mod dokumentation. Ud over ovennævnte beløb ydes en procentgodtgørelse til dækning af småfornødenheder, transport på bestemmelsesstedet (f.eks. bus og taxi) o.l. Procentgodtgørelsen udgør et beløb på 25% af den til enhver tid gældende dagpengesats. Tjenestestedet kan tillade, at der i stedet for godtgørelse af dokumenterede rimelige merudgifter, samt procentgodtgørelse, udbetales time- og dagpenge, hvis den ansatte anmoder herom. En sådan tilladelse gælder for mindst 1 tjenesterejse. Skatteforhold: De modtagne beløb er skattefrie. Der kan kun udbetales skattefri rejsegodtgørelse, så længe arbejdspladsen er midlertidig. Hvis arbejdspladsen ligger i udlandet eller i Grønland, anses den for midlertidig i 12 måneder. Når denne tidsfrist er udløbet, kan der ikke længere udbetales skattefri rejsegodtgørelse efter standardsatserne. NB: Da tjenesterejser af 28 dages varighed og derover til samme midlertidige tjenestested betragtes som en udstationering, henvises til pkt. 15, hvor de for udstationering gældende godtgørelses- og skatteregler er beskrevet . | Dokumenterede udgifter til hotelværelse eller anden indkvartering, der er godkendt af tjenestestedet, refunderes inden for de til en hver tid fastsatte maksimumsbeløb pr. overnatning (hoteldispositionsbeløb). Hvis overnatningsudgiften ikke refunderes mod dokumentation, udbetales et udokumenteret nattillæg. Udokumenteret nattillæg kan ikke udbetales i tilfælde, hvor den ansatte på grund af tjenestesens specielle karakter ikke har haft merudgifter i forbindelse med overnatning. Skatteforhold: Dokumenterede udgifter til hotelværelse eller anden indkvartering samt udokumenteret nattillæg er skattefrie. | Der kan anvendes offentlige transportmidler, hvor tjenestestedet refunderer transportudgiften mod dokumentation til den rejseklasse, som tjenestestedet har fastsat. Såfremt dyrere rejseklasse/form vælges af den ansatte, er den herved fremkomne merudgift tjenestestedet uvedkommende. Såfremt der mellem tjenestestedet og den ansatte er enighed om, at den ansatte kan benytte eget privat befordringsmiddel, ydes der en km-godtgørelse efter de herfor fastsatte satser for samtlige kørte km. + evt. udgift til broafgift/færgetransport. Såfremt tjenestestedet ikke ønsker, at den ansatte benytter eget transportmiddel, men dette fastholdes af den ansatte, kan der ydes en km-godtgørelse efter de herfor fastsatte satser for samtlige kørte km. Godtgørelsen kan dog maksimalt udgøre udgiften ved anvendelse af offentlig transportmiddel. Eventuelle passagerer kan kun få refunderet dokumenterede merudgifter, f.eks. til færgebilletter. Skatteforhold: De af tjenestestedet refunderede udgifter til transport med offentlige transportmidler er skattefrie. Tilsvarende vil de ved benyttelse af eget transportmiddel udbetalte km-godtgørelser være skattefrie. Opmærksomheden henledes dog på 60-dagesreglen, jf. pkt. 16.b., hvor skattefritagelsen ophører, når der er kørt til samme tjenestested i 60 dage. |
11. Udstationering i Danmark, på Færøerne, i Grønland og i udlandet
En udstationering fortolkes som en tjenesterejse, hvor der ved rejsens påbegyndelse, eller senere, er oplyst over for den ansatte, at tjenesterejsen vil vare mindst 28 dage samme sted og at der overnattes på udstationeringsstedet.
De for en udstationering i Danmark, på Færøerne, i Grønland og i udlandet gældende godtgørelsesbestemmelser samt dertil hørende skattebestemmelser er følgende:
| a. Rejsegodtgørelse | b. Logigodtgørelse | c. Befordringsgodtgørelse |
| Der ydes time- og dagpenge. Under udstationering i Danmark og på Færøerne nedsættes time- og dagpenge fra og med den 29. dag, efter at udstationeringen er påbegyndt eller oplyst over for den ansatte. Nedsættelsen er i Danmark 1/4 og på Færøerne 1/6. Time- og dagpenge nedsættes ikke under udstationering til Grønland og i udlandet. I stedet for ydelse af time- og dagpenge, kan der indgås lokal aftale om, at afgrænsede grupper under udstationering i Danmark, på Færøerne, i Grønland eller i udlandet kan få refunderet rimelige merudgifter til måltider o. l. mod dokumentation. Aftale kan indgås mellem det pågældende ministerium, eller den der er bemyndiget hertil, og den forhandlingsberettigede organisation, eller den der er bemyndiget hertil. Tjenestestedet og den enkelte ansatte kan indgå aftale med et tilsvarende indhold for den pågældende. Den lokale aftalemulighed for under udstationering at yde godtgørelse af merudgifter mod dokumentation, i stedet for time- og dagpenge, kan gælde for hele eller dele af udstationeringsperioden. Der ydes ikke procentgodtgørelse under udstationering, når merudgifter godtgøres mod dokumentation. Skatteforhold: De modtagne beløb er skattefrie. Der kan dog højst udbetales skattefri godtgørelse til kost og småfornødenheder med standardsatser i de første 12 måneder. Når denne tidsfrist er udløbet, kan der ikke længere udbetales skattefri godtgørelse efter standardsatserne. Er lønmodtageren stadig på rejse (udstationering) efter udløbet af tidsfristen, kan lønmodtagerens rejseudgifter skattefrit dækkes som udlæg efter regning eller ved fri kost m.v. Der kan ikke udbetales skattefri rejsegodtgørelse til dækning af fortæring, hvis arbejdsgiveren helt eller delvis har dækket denne udgift som udlæg efter regning. Dette gælder dog ikke, hvis morgenmad er inkluderet i overnatningen - typisk ved hotelovernatninger. I denne situati-on anses udgiften til morgenmad ikke for dækket som udlæg efter regning. Derimod anses lønmodtageren for at have modtaget fri morgenmad. | Dokumenterede udgifter til hotelværelse eller anden indkvartering, der er godkendt af tjenestestedet, refunderes inden for de til en hver tid fastsatte maksimumsbeløb pr. overnatning (hoteldispositionsbeløb). Anvendes "anden af tjenestestedet godkendt indkvartering" kan eventuelle sædvanligt, kontraktligt fastsatte vedligeholdelsesudgifter ved fraflytning af en sådan indkvarteringsform refunderes af tjenestestedet. Det er en betingelse, at der er tale om vedligeholdelsesudgifter som følge af sædvanligt slid, og at de samlede overnatningsudgifter kan holdes inden for det samlede hoteldispositionsbeløb, som kunne have været refunderet, hvis den ansatte havde boet på hotel. Hvis overnatningsudgiften ikke refunderes mod dokumentation, udbetales et udokumenteret nattillæg. Udokumenteret nattillæg kan ikke udbetales i tilfælde, hvor den ansatte på grund af udstationeringens specielle karakter ikke har haft merudgifter i forbindelse med overnatning. Under udstationering nedsættes hoteldispositionsbeløbet og det udokumenterede nattillæg fra og med den 29. dag således: i Danmark med 1/4 på Færøerne med 1/6 og i udlandet og Grønland med 1/4. Skatteforhold: Dokumenterede udgifter til hotelværelse eller anden indkvartering, herunder evt. godtgørelse for afholdte vedligeholdelsesudgifter samt udokumenteret nattillæg er skattefrie. | Der kan anvendes offentlige transportmidler, hvor tjenestestedet refunderer transportudgiften mod dokumentation til den rejseklasse, som tjenestestedet har fastsat. Såfremt dyrere rejseklasse/form vælges af den ansatte, er den herved fremkomne merudgift tjenestestedet uvedkommende. Såfremt der mellem tjenestestedet og den ansatte er enighed om, at den ansatte kan benytte eget privat befordringsmiddel, ydes der en km-godtgørelse efter de herfor fastsatte satser for samtlige kørte km. + evt. udgift til broafgift/færgetransport. Såfremt tjenestestedet ikke ønsker, at den ansatte benytter eget transportmiddel, men dette fastholdes af den ansatte, kan der ydes en km-godtgørelse efter de herfor fastsatte satser for samtlige kørte km. Godtgørelsen kan dog maksimalt udgøre udgiften ved anvendelse af offentlig transportmiddel. Eventuelle passagerer kan kun få refunderet dokumenterede merudgifter, f.eks. til færgebilletter. Skatteforhold: De af tjenestestedet refunderede udgifter til transport med offentlige transportmidler er skattefrie. Tilsvarende vil de ved benyttelse af eget transportmiddel udbetalte km-godtgørelser være skattefrie. Opmærksomheden henledes dog på 60-dagesreglen, jf. pkt. 16.b., hvor skattefritagelsen ophører, når der er kørt til samme tjenestested i 60 dage. |
12. Skematisk oversigt over godtgørelser af de enkelte tjenesterejsetyper
Der henvises til skemaet "Oversigt i skemaform over hvilke rejsegodtgørelser, logigodtgørelser og befordringsgodtgørelser der kan oppebæres under de forskellige former for tjenesterejser og udstationering"
13. Generelle bestemmelser for skattefri rejsegodtgørelse, logigodtgørelse og befordringsgodtgørelse under tjenesterejser og udstationering
Foranlediget af de nye skattebestemmelser for bl.a. tjenesterejser og udstationering, er der i følgende pkt. 14 - 16 skitseret de generelle bestemmelser for skattefri rejsegodtgørelse, logigodtgørelse og befordringsgodtgørelse under tjenesterejser og udstationering..
14. Skattefri rejsegodtgørelse
a. Generelle bestemmelser
Skattefri rejsegodtgørelse er et beløb, som udbetales til dækning af udgifter til kost samt småfornødenheder og/eller logi på en rejse.
Rejsegodtgørelsen udbetales efter satser, der er fastsat i ligningsloven.
Rejsegodtgørelsessatserne offentliggøres i Told- og Skattestyrelsens årlige cirkulære om rejsegodtgørelse.
Der findes 2 typer rejsegodtgørelse:
Kostgodtgørelse (inkl. godtgørelse for småfornødenheder) og
Logigodtgørelse.
Ved en rejse forstås, at lønmodtageren på grund af afstanden mellem sin sædvanlige bopæl og et midlertidigt arbejdssted ikke har mulighed for at overnatte på bopælen.
To betingelser skal altid være opfyldt, for at en lønmodtager er på rejse i ligningslovens forstand:
at lønmodtageren overnatter ude,
at overnatningen er nødvendig på grund af arbejde på en midlertidig arbejdsplads.
Lønmodtagere, som opfylder betingelserne for at få udbetalt skattefri rejsegodtgørelse (kostgodtgørelse, 25%-godtgørelse og/eller logigodtgørelse), men ikke har fået udbetalt nogen godtgørelse eller har fået udbetalt mindre, end de kunne efter godtgørelsessatserne, kan tage fradrag for deres rejseudgifter i den skattepligtige indkomst.
ønsker lønmodtageren at fradrage sine rejseudgifter uden at dokumentere disse, kan der tages fradrag med standardsatserne eller fradrag for forskellen mellem det udbetalte godtgørelsesbeløb og godtgørelse beregnet efter standardsatserne.
Er der dokumentation for rejseudgifter, kan lønmodtageren vælge i stedet at tage fradrag for de dokumenterede, faktiske rejseudgifter. Kostudgifterne skal ikke nedsættes med værdien af et sparet hjemmeforbrug.
Når de dokumenterede, faktiske rejseudgifter er større end den udbetalte, skattefri rejsegodtgørelse, kan lønmodtageren tage fradrag for det overskydende beløb.
En lønmodtager kan kun tage fradrag for de rejseudgifter, der sammen med andre fradragsberettigede udgifter ved det lønnede arbejde overstiger et grundbeløb på 3.000 kr. Grundbeløbet reguleres hvert år. Det regulerede grundbeløb står på selvangivelsen under "ligningsmæssige fradrag".
De lønmodtagere, der er udelukket fra at få udbetalt skattefri rejsegodtgørelse med standardsatserne, kan ikke benytte disse satser til fradrag. De kan kun tage fradrag for deres dokumenterede, faktiske rejseudgifter efter skattelovgivningens almindelige regler.
I stedet for at udbetale skattefri rejsegodtgørelse kan arbejdsgiveren vælge at dække lønmodtagerens rejseudgifter til kost og småfornødenheder og/eller til logi som udlæg efter regning.
Ved udlæg efter regning forstås først og fremmest, at lønmodtageren har "lagt penge ud" for arbejdsgiveren for sine udgifter til kost mv. og/eller logi på rejsen. Herefter refunderer arbejdsgiveren lønmodtagerens rejseudgifter, og lønmodtageren afleverer samtidig de originale udgiftsbilag (dvs. regninger) til arbejdsgiveren.
Hvis lønmodtageren betaler med arbejdsgiverens penge - i form af et "rejseforskud" - betragtes det også som "udlæg efter regning".
b. Kostgodtgørelse
Der kan udbetales skattefri kostgodtgørelse til lønmodtagere.
Skattefri kostgodtgørelse udbetales med standardsatser, der offentliggøres i Told- og Skattestyrelsens årlige cirkulære om rejsegodtgørelse.
Det er en betingelse for udbetaling af skattefri kostgodtgørelse, at godtgørelsen pr. rejsedag og evt. efterfølgende rejsetimer ikke overstiger de lovbestemte satser. Er denne betingelse ikke opfyldt, er kostgodtgørelsen skattepligtig A-indkomst.
Kostgodtgørelsen udbetales pr. døgn. Det betyder, at der først kan udbetales skattefri kostgodtgørelse, når en rejse har varet 24 timer. Herefter kan der udbetales skattefri kostgodtgørelse pr. rejsetime.
Hvis lønmodtageren får fri kost, nedsættes godtgørelsessatsen med værdien af det/de frie måltider. Satsen nedsættes med 15% for fri morgenmad, 30% for fri frokost og 30% for fri middag.
Der kan højst udbetales skattefri godtgørelse til kost og småfornødenheder med standardsatser i de første 12 måneder.
Tidsbegrænsningen på 12 måneder gælder for det enkelte tjenestested. Der begyndes på en ny 12 månedersperiode, når en person skifter til et nyt, midlertidigt tjenestested.
Det betragtes som et tjenestestedsskifte, når en ansat skifter til et nyt, midlertidigt tjenestested mindst 8 km ad normal transportvej fra sit tidligere tjenestested.
Til reglen om tjenestestedsskifte knytter sig en "20 dages-regel". Den har kun betydning, hvis en ansat vender tilbage til et tidligere, midlertidigt tjenestested.
Hvis en ansat eksempelvis skifter fra MIDLERTIDIG TJENESTESTED 1 til MIDLERTIDIG TJENESTESTED 2 og herefter vender tilbage til MIDLERTIDIG TJENESTESTED 1, starter en ny 12 måneders periode på MIDLERTIDIG TJENESTESTED 1, såfremt den ansatte har arbejdet i mere end 20 dage på MIDLERTIDIG TJENESTESTED 2. D.v.s. at der er én 12 månedersperiode på MIDLERTIDIG TJENESTESTED 1 (første gang den ansatte forretter tjeneste der), én 12 månedersperiode på MIDLERTIDIG TJENESTESTED 2 og én ny 12 månedersperiode på MIDLERTIDIG TJENESTESTED 1 når den ansatte vender tilbage for at forrette tjeneste der igen.
Det skal bemærkes, at der skal være tale om mere end 20 arbejdsdage imellem MIDLERTIDIG TJENESTESTED 1 og 2. ferie, fridage, tjenesterejser eller sygedage tælles ikke med i de 20 dage.
Når tidsbegrænsningen på 12 måneder er udløbet på et midlertidigt tjenestested, kan der ikke længere udbetales skattefri godtgørelse med satserne for kost og småfornødenheder (time- og dagpenge).
Er den ansatte stadig på tjenesterejse til det midlertidige tjenestested, kan udgifter til kost og småfornødenheder dækkes som udlæg efter regning eller ved fri kost mv.
(1) Morgenmadsreglen
Hvis udgiften til morgenmad er inkluderet i overnatningsudgiften - hvad den ofte er ved hotelovernatning - og overnatningsudgiften (logiudgiften) dækkes efter regning, anses udgiften til morgenmad dog ikke også for dækket som udlæg efter regning, men som fri morgenmad.
(2) Særligt om éndagsrejser
Merudgifter til kost m.v. på Èndagsrejser, d.v.s. rejser uden overnatning, kan ikke dækkes skattefrit ved en kostgodtgørelse, men kun som udlæg efter regning. Der kan dog i stedet stilles fri kost mv. til rådighed på Èndagsrejsen. Denne bestemmelse gælder dog ikke for militært personel, idet dette personel ikke kan få godtgjort udgifter under sådanne rejser.
(3) Særligt om 25%-reglen
Hvis en ansat får sine kostudgifter på en tjenesterejse dækket som udlæg efter regning, kan den pågældende derudover skattefrit få udbetalt indtil 25% af kostsatsen beregnet for den samlede tjenesterejse.
25%-godtgørelsen skal dække alle udgifter til småfornødenheder, som ikke kan dækkes efter regning, fordi det kan være svært at få kvittering for den slags udgifter.
25%-godtgørelsen kan ikke oppebæres under udstationering, hvor alene time- og dagpenge i indtil 12 måneder eller godtgørelse af rimelige merudgifter til måltider o.l. mod dokumentation kan oppebæres skattefrit.
15. Skattefri logigodtgørelse
De overnatningsudgifter en ansat kan have under en tjenesterejse - såfremt tjenestestedet ikke har sørget for passende indkvartering - kan være udgifter til
hotel, eller
anden af tjenestestedet godkendt indkvartering.
Udgifter til ovennævnte overnatningsfaciliteter refunderes mod dokumentation af tjenestestedet og er skattefrie.
Såfremt der i stedet for godtgørelse af dokumenterede udgifter udbetales den ansatte
et udokumenteret nattillæg
vil dette tillæg ligeledes være skattefri.
Hvis logiudgifterne er større end logigodtgørelsen, er der mulighed for i stedet at få dækket de dokumenterede logiudgifter efter regning.
Der kan kun udbetales skattefri logigodtgørelse, så længe en arbejdsplads er midlertidig.
Den tidsbegrænsning på 12 måneder, der gælder for udbetaling af skattefri kostgodtgørelse, gælder ikke for udbetaling af skattefri logigodtgørelse.
Det er en betingelse for skattefrihed, at her nævnte betingelser for udbetaling af logigodtgørelse er opfyldt herunder at logigodtgørelsen ikke overstiger den lovbestemte døgnsats for logi.
Hvis ikke betingelserne er opfyldt, er logigodtgørelsen skattepligtig A-indkomst.
Logigodtgørelsen offentliggøres i Told- og Skattestyrelsens årlige cirkulære om rejsegodtgørelse.
16. Skattefri befordringsgodtgørelse
a. Generelle bestemmelser
Skattefri befordringsgodtgørelse er et beløb, som udbetales med en km-sats til dækning af udgifter, der er afholdt til erhvervsmæssig kørsel i egen eller ægtefælles bil eller motorcykel. Som egen bil anses også samlevers bil, når de samlevende har fælles økonomi. Erhvervsmæssige kørselsudgifter er f. eks. udgifter til benzin, forsikring, vedligeholdelse, finansieringsomkostninger og afskrivning.
Befordringsgodtgørelse skal ikke dække motorsvejs- eller bro/færgeafgifter. Disse afgifter kan dækkes som udlæg efter regning.
Ved benyttelse af knallert eller cykel udbetales godtgørelse pr. km. efter en nærmere fastsat sats. Denne godtgørelse er skattepligtig.
Befordringsgodtgørelse for kørsel i udlandet er omfattet af de samme regler, som gælder ved kørsel i Danmark.
Der kan udbetales skattefri befordringsgodtgørelse til bl.a. lønmodtagere. Det er en betingelse for udbetaling af skattefri befordringsgodtgørelse, at der er tale om erhvervsmæssig kørsel.
Erhvervsmæssig kørsel er:
kørsel mellem sædvanlig bopæl og arbejdsplads i indtil 60 arbejdsdage inden for de forudgående 24 måneder (60-dagesreglen)
kørsel mellem arbejdspladser og
kørsel indenfor samme arbejdsplads.
Al anden kørsel er privat kørsel.
b. 60-dages-reglen
Ved kørsel mellem bopælen og en arbejdsplads lægges antallet af arbejdsdage sammen. Sammentællingen afbrydes kun, hvis der arbejdes mindst 60 på hinanden følgende arbejdsdage på andre arbejdspladser, inden der igen køres mellem bopælen og den første arbejdsplads. Det tælles ikke med, hvis man kører til den første arbejdsplads i løbet af dagen. Det er kun kørsel, hvor "bopælen er i den ene ende" (ligegyldigt om det er i starten eller slutningen af kørslen), der tælles med i de 60 dage.
Arbejdes der f. eks. på en arbejdsplads 2 dage hver uge i årets første 3 måneder og igen på samme arbejdsplads i årets sidste måned, påbegyndes en ny 60-dagesperiode i årets sidste måned. Det er naturligvis en forudsætning, at der er arbejdet mindst 60 dage andre steder i mellemtiden.
Hvis der køres mere end 60 arbejdsdage mellem bopælen og en arbejdsplads, anses kørsel for privat kørsel fra arbejdsdag nr. 61. Det er lige meget, om der køres Èn eller flere gange mellem bopælen og en arbejdsplads pr. arbejdsdag &endash; en arbejdsdag tælles kun én gang i optællingen af de 60 dage.
Weekender, feriedage, sygedage m.v. regnes ikke med til de 60 arbejdsdage, men afbryder heller ikke 60-dagesperioden.
Alle arbejdsdage tælles med uanset længde.
60-dagesreglen er begrænset til de forudgående 24 måneder. Arbejdspladser, som den ansatte har kørt til for mere end 24 måneder siden, tælles altså ikke med ved beregningen af de 60 dage.
De 60 arbejdsdage behøver ikke at være i forlængelse af hinanden.
c.Sædvanlig bopæl
En persons sædvanlige bopæl er det sted, som personen har den største tilknytning til, og hvor personen derfor normalt bor.
Skattefri befordringsgodtgørelse for kørsel mellem bopæl og arbejdsplads kan udbetales for kørsel mellem sommerboligen og arbejdspladsen, men ikke for en afstand, der overstiger afstanden mellem den sædvanlige bopæl og arbejdspladsen.
En person kan godt have én bopæl ved weekendkørsel og en anden bopæl ved kørsel på hverdage. Det vil f.eks. ofte være tilfældet for personer, der arbejder i Èn landsdel og bor i en anden.
Ved anvendelsen af 60-dagesreglen lægges dagene for kørsel mellem bopæl og arbejdsplads sammen, selvom der køres fra/til 2 bopæle. Det afgørende er, at der køres til/fra samme arbejdsplads.
d. Tjenestebil
Der kan ikke udbetales skattefri be fordringsgodtgørelse, når arbejdsgiveren har stillet tjenestevogn til rådighed for lønmodtageren.
e.Udbetaling af befordringsgodtgørelse
Befordringsgodtgørelse kan kun udbetales skattefrit efter standardsat ser, der fastsættes af Ligningsrådet.
Satserne offentliggøres i Told- og Skattestyrelsens årlige cirkulære om befordringsfradrag og befordringsgodtgørelse.
Fast månedlig eller årlig befordringsgodtgørelse - d.v.s. godtgørelse uafhængig af kørslens omfang - kan aldrig udbetales skattefrit, men skal medregnes i lønmodtagerens skattepligtige løn.
Hvis der udbetales skattefri befordringsgodtgørelse med et lavere beløb end standardsatserne, er godtgørelsen skattefri. Se nærmere om fra dragsmulighed under følgende underpunkt f. Fradragsmuligheder.
En arbejdsgiver kan ikke refundere en lønmodtagers udgifter ved ehvervsmæssig kørsel i egen bil som udlæg efter regning.
Hvis der udbetales skattefri befordringsgodtgørelse med et højere beløb end satserne, er hele beløbet skattepligtig A-indkomst for modtageren.
f. Fradragsmuligheder
Hvis en arbejdsgiver ikke vil udbetale en lønmodtager skattefri godtgørelse eller hvis kørsel til en arbejdsplads ikke berettiger dertil, kan lønmodtageren tage fradrag for sine befordringsudgifter i den skattepligtige indkomst med de af Ligningsrådet fastsatte satser for "almindelige" befordringsfradrag for befordring mellem bopæl og arbejdsplads.
Udbetaler arbejdsgiveren en godtgørelse, der er lavere end, hvad der kunne være udbetalt skattefrit efter godtgørelsessatsen, kan lønmodtageren ikke fradrage forskellen mellem den udbetalte godtgørelse og det, der kunne være udbetalt skattefrit efter godtgørelsessatsen.
Oversigt i skemaform over hvilke rejsegodtgørelser, logigodtgørelser og befordringsgodtgørelser der kan oppebæres under de forskellige former for tjenesterejser og udstationering
| Tjenesterejser uden overnatning og mindre end 24 timers varighed | Tjenesterejser med overnatning- og mindre end 24 timers varighed | Tjenesterejser med overnatning og af minimum 24 timers varighed | Udstationering | ||
| Danmark og Færøerne | Udlandet og Grønland | Udstationering i Danmark og i udlandet | |||
| Rejsegodtgørelse: | |||||
| Time- og dagpenge | Nej | Nej | Ja | Tjenestestedet kan tillade | Ja |
| Refusion af rimelige merudgifter til de 3 hovedmåltider mod dokumentation samt ydelse af procentgodtgørelse | Nej | Nej | Ja Tjenestestedet kan tillade efter anmodning fra den ansatte | Ja | Nej |
| Refusion af rimelige merudgifter mod dokumentation | Ja | Ja | Som hovedregel kun for ansatte i lønramme 37 og derover | Nej | Mulighed for lokal aftale for afgrænsede grupper samt for enkeltpersoner |
| Logigodtgørelse: | |||||
| Hotel eller anden af tjenestestedet godkendt indkvartering | Ikke aktuel, da overnatning ikke finder sted | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Udokumenteret nattillæg | Nej | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Befordringsgodtgørelse: | |||||
| Offentlige transportmidler eller | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Kørsel i egen bil efter tjenestestedets godkendelse eller | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Kørsel i egen bil efter eget ønske | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
Kildemateriale:
Ved udarbejdelse af nærværende folder er følgende kildemateriale anvendt:
- Cirkulære om Tjenesterejseaftalen af 30. juni 2000, PKAT nr. J.nr.99-50/6161-7 fra
- Finansministeriet - Personalestyrelsen
- Ligningslovens § 9A, som vedtaget ved lov nr. 955 af 20. december 1999
- ToldSkat Ligningsvejledning, Almindelig del 1999, af marts 2000
- ToldSkat vejledning af juli 2000 "Skattefri rejse- og befordringsgodtgørelse" - reglerne fra og med 1. januar 2000
Finansministeriets Personaleadministrative Vejledning (PAV), kapitel 23